Die Lösungen zur Digitalisierung von Buchhaltungen haben in den letzten Jahren große Fortschritte gemacht und das Thema hat in den letzten Monaten richtig Fahrt aufgenommen. Bei entsprechender Umsetzung können Buchhaltungsinformationen bis hin zum Ursprungsbeleg rund um die Uhr abgerufen werden. Ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Digitalisierung ist die elektronische Archivierung von Unterlagen.

Vor der Umsetzung sollte man die entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen beachten und die Umstellung gut planen. Wir haben bei der Umsetzung in unserer Kanzlei die gesetzlichen Anforderungen zusammengefasst und erläutern nachfolgend die wesentlichen Punkte.

Elektronische Archivierung

Die elektronische Archivierung bringt unter anderem Platz- und Kosteneinsparung sowie Effizienzsteigerung und wird immer attraktiver als vorrangiges Archivierungsverfahren. Eine elektronische Archivierung steigert insbesondere dann die Effizienz, wenn eine körperliche Aufbewahrung von Papierbelegen nicht mehr bzw nur eingeschränkt erfolgt.

Ordnungsgemäße Buchführung bzw Aufbewahrung

Die für die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung relevanten Bestimmungen sind sowohl im Unternehmensgesetzbuch (UGB) als auch in der Bundesabgabenordnung (BAO) zu finden.

Gemäß § 190 Abs 5 UGB kann der Unternehmer Datenträger heranziehen, sofern bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist folgende Bestimmungen jederzeit erfüllt sind:

·         Inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe

·         Urschriftsgetreue Wiedergabe für Schriftstücke gem § 212 Abs 1 UGB

·         Lesbarkeit von elektronisch übermittelten Schriftstücken

Eine Ausnahme besteht bei den Schriftstücken iSd § 212 Abs 1 UGB welche nur auf Datenträgen (zB e-Rechnung in Form einer e-Mail) vorliegen. Bei diesen wird von der urschriftsgetreuen Wiedergabe abgesehen. Die e-Mail kann, sofern sie keine Rechnungsmerkmale enthält, gelöscht werden und muss nicht aufbewahrt werden.

Die Anforderungen der BAO (§ 132 BAO) stimmen mit den oben angeführten Regelungen überein.

Urschriftsgetreue Wiedergabe bedeutet, dass auch beschriebene oder bedruckte Rückseiten der Belege einzuscannen sind. Eine farbgetreue Wiedergabe ist gem
Rz 1559 UStR nur dann erforderlich, wenn Informationen oder Zusammenhänge aufgrund der farblichen Gestaltung ansonsten verloren gehen würden.

Bei der Aufbewahrung auf Datenträgern müssen, soweit die Verpflichtung zur Einsichtsgewährung besteht, innerhalb angemessener Frist technische Hilfsmittel bereitgestellt werden, um die gesicherten Unterlagen lesbar zu machen.

Aufbewahrungspflicht

Gemäß § 212 Abs 1 UGB haben alle buchführungspflichten Unternehmer gem § 189 UGB Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen geordnet aufzubewahren.

Das Steuerrecht erweitert den Kreis der betroffenen Unternehmer gem
§ 131 Abs 1 BAO auch auf Einnahmen-Ausgaben-Rechner und Überschussrechner.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist für die oben genannten Unterlagen beträgt grundsätzlich sieben Jahre. Diese Frist verlängert sich, wenn diese Bücher bzw Aufzeichnungen in einem anhängigen gerichtlichen bzw behördlichen Verfahren, wie zB im Zuge einer Außenprüfung, noch benötigt werden.

Desweiteren bestehen verlängerte Aufbewahrungsfristen für Aufzeichnungen und Unterlagen iZm Grundstücken (22 Jahre gem § 18 UStG), iZm MOSS-Umsätzen
(10 Jahre gem §25 Abs 12, Art 25a Abs 10 UStG) iZm hinterzogenen Abgaben
(10 Jahre gem § 207 Abs 2 BAO) und iZm Rechten gegenüber Dritten
(30 Jahre gem § 1479 ABGB).

Aufbewahrungsart

Datenträger iSd Gesetzgebers sind insbesondere Mikrofilme, EDV-Datenträger wie zB Magnetbandkassen, Magnetplatten oder Disketten sowie die nicht wiederbeschreibbare optische Speicherplatte (zB WORM-Platten, CD-R, DVD-R). Ausschlaggebend ist, dass die Löschung bzw Veränderung der Daten ausgeschlossen sein muss, das heißt eine ausschließliche Speicherung auf Festplatten bzw. Servern ist nicht zulässig. Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung soll nicht verändert werden können.

Zu beachten ist, dass sowohl jegliche Verträge als auch Ausfuhrnachweise iZm steuerfreien Lieferungen im Original aufzubewahren sind.

Internes Kontrollsystem

Mit der Einführung der elektronischen Archivierung sollte zeitgleich auch ein angemessenes internes Kontrollsystem implementiert werden. Dieses soll Zugriffsberechtigungen ausschließlich für autorisierte Personen sowie die jederzeitige Lesbarkeit der archivierten Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist sicherstellen.

EU-Datenschutzgrundverordnung

Die neue Datenschutzgrundverordnung tritt mit 25. Mai 2018 in Kraft.

Die Verordnung regelt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Unternehmen, die bei einer Digitalisierung der Buchhaltung zwangsläufig erfolgen wird. Unternehmen müssen die Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung jederzeit nachweisen können. Angesichts von drohenden Strafzahlungen bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten erzielten Jahresumsatzes – unabhängig davon, welche Summe höher ist – ist die Datenschutzgrundverordnung insbesondere auch bei Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes zu berücksichtigen.

Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Digitalisierungsprojekt bzw präsentieren Ihnen unsere hausinterne Lösung!

Für weitere Informationen oder Fragen stehen Ihnen zur Verfügung:

·         Susanne Hartl (Accounting)
          Tel. 01/24721-401; e-Mail: <link susanne.hartl@steuer-service.at>susanne.hartl@steuer-service.at</link>

·         WP/StB. Mag. (FH) Thomas Hlawenka (Advisory Finance)
          Tel.: 01/24721-408; e-Mail: <link Thomas.Hlawenka@steuer-service.at - mail "Opens window for sending email">thomas.hlawenka@steuer-service.at</link>

·         StB. Mag. (FH) Michael Kern, LL.M. (Advisory Tax)
          Tel.: 01/24721-304; e-Mail: <link michael.kern@steuer-service.at>michael.kern@steuer-service.at</link>

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