Ab 1.1.2020 sind Unternehmen (ausgenommen Kleinunternehmen) verpflichtet, Schriftstücke von Bundesbehörden und Gerichten elektronisch über das Unternehmensserviceportal zu empfangen. Dies erfordert eine rechtzeitige Anmeldung/Freischaltung über das Unternehmensserviceportal, da alle Behördendokumente ab diesem Zeitpunkt elektronisch zugestellt werden und nach diesbezüglicher Verständigung über den Eingang der Schriftstücke die gesetzlichen Fristen zu laufen beginnen.
Mit 1. Jänner 2020 tritt das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden gemäß § 1a E-GovG (E-Government-Gesetz) in Kraft, welches auch die elektronische Zustellung (E-Zustellung) umfasst. Das Recht auf elektronischen Verkehr ist jedoch auch mit einer Verpflichtung verknüpft: Gemäß § 1b Abs 1 E-GovG sind inländische sowie ausländische Unternehmen spätestens mit 1.1.2020 verpflichtet, Schriftstücke von Bundesbehörden (zB Schreiben vom Magistrat Wien, etc) und Gerichten (zB Beschluss über die FB-Änderungen, etc) elektronisch zu empfangen. Der Vorteil an der elektronischen Zustellung liegt insbesondere darin, dass es ein zentrales, elektronisches Postfach gibt, wodurch die Zustellungen weltweit rund um die Uhr eingesehen sowie umgehend weitergeleitet werden können. Ebenso können Sich Unternehmen vorübergehend (für maximal 4 Wochen) von der elektronischen Zustellung zB wegen Betriebsurlaub abwesend melden, sodass in dieser Zeit keine Zustellung in das USP erfolgt (die wirksame Zustellung ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn es um die Einhaltung von Rechtsmittelfristen geht).
Nichtunternehmen und Kleinunternehmen können jedoch freiwillig an der elektronischen Zustellung teilnehmen. Ein Vorteil an der freiwilligen Teilnahme für Privatpersonen ist insbesondere, dass der Weg zur Post entfällt, da Schriftstücke, die bisher mittels RSa- und RSb-Brief zugestellt wurden oder persönlich bei der Behörde abgeholt werden mussten, elektronisch empfangen werden können.
Sofern die Verpflichtung nicht eingehalten wird, sind derzeit noch keine Strafen vorgesehen und die Zustellung des behördlichen Schriftstückes erfolgt wie bisher über den Postweg.
Um an der elektronischen Zustellung teilnehmen zu können sind insbesondere folgende Schritte notwendig:
Registrierung im USP
Um elektronische Zustellungen empfangen zu können, müssen sich Unternehmen über das Anzeigemodul “MeinPostkorb” über das Unternehmensserviceportal USP
(<link www.usp.gv.at>www.usp.gv.at</link>) anmelden und eine
E-Mail-Adresse für die Verständigung für die elektronische Zustellungen hinterlegen.Falls Sie über keinen USP-Zugang verfügen, ist eine Registrierung Ihres Unternehmens beim USP erforderlich. Die Registrierung kann wie folgt vorgenommen werden:
- mit der Handy-Signatur oder Bürgerkarte - Wenn Sie für Ihr Unternehmen einzelvertretungsbefugt sind UND über eine Handy-Signatur oder Bürgerkarte verfügen.
- über FinanzOnline - Wenn Sie Einzelunternehmerin/Einzelunternehmer sind UND einen FinanzOnline-Zugang besitzen oder für Ihr Unternehmen über einen FinanzOnline-Zugang mit Administrator-Rechten verfügen, können Sie Ihr Unternehmen auf www.finanzonline.at durch Klick auf den Link “Zum Unternehmensserviceportal registrieren”.
- persönlich durch den gesetzlichen Vertreter beim Finanzamt mittels vollständig ausgefülltem Anmeldeformular (FON1), Nachweis der gesellschaftsrechtlichen Vertretungsbefugnis (zB Firmenbuchauszug, Gesellschaftsvertrag, Statuten) und amtlichem Lichtbildausweis (Führerschein, Reisepass, Personalausweis oder Behindertenpass).
Wenn Ihr Unternehmen noch nicht in FinanzOnline registriert ist und über keine einzelvertretungsbefugte Vertretungsperson mit Handy-Signatur oder Bürgerkarte verfügt.
Einrichtung eines Postbevollmächtigten im USP
Im Zuge der Registrierung muss ein USP-Administrator für das Unternehmen festgelegt werden. Der USP-Administrator kann entweder alle E-Government Anwendungen selbst zur Abholung von elektronischen Zustellungen oder jemand anderen als Postbevollmächtigte in der Rollen- und Rechteverwaltung des USP definieren. Nach der Registrierung wird ein RSa-Brief an Geschäftsleitung mit Freischaltcode und Sicherheitspasswort übermittelt, welche für das Abschließen der Registrierung des USP-Administrators einzugeben sind.
Teilnehmerverzeichnis
Das Teilnehmerverzeichnis bildet das Verzeichnis aller Unternehmen, die künftig elektronisch Zustellungen empfangen, ab. Folgende Unternehmen wurden automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen:
- Teilnehmer von FinanzOnline, die nicht auf die elektronische Zustellung nach der BAO verzichtet haben
- Kunden eines behördlichen zugelassenen Zustelldienstes
- Teilnehmer des elektronischen Rechtsverkehrs
Sie gelten als angemeldete Teilnehmer des Teilnehmerverzeichnisses. Die Teilnehmer sollten auch ab Juli 2019 schriftlich über die Aufnahme in dieses Verzeichnis informiert sein. Unternehmen haben beispielsweise eine Information über ihre Übernahme (Benachrichtigung in der Databox von FinanzOnline) erhalten und könnten ab diesem Zeitpunkt die übernommenen Registrierungsinformationen am Teilnehmerverzeichnis nach Anmeldung am USP in „MeinPostkorb“ auf den Button „Profileinstellungen“ überprüfen. Hier können Sie die übernommenen Daten, insbesondere die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen unter dem Punkt „Verständigungen“ überprüfen bzw. eine oder mehrere E-Mail-Adresse hinzufügen.
Erst wenn im “Teilnehmerverzeichnis” am USP in „MeinPostkorb“ eine gültige E-Mail-Adresse im dafür vorgesehenen Eingabefeld eingegeben ist, unter der Ihr Unternehmen von der E-Zustellung eines Schriftstückes verständigt werden kann, gilt Ihr Unternehmen als registriert. Nach dem Hinzufügen Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie umgehend eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, mit dem die Adresse verifiziert werden kann.
Sofern keine automatische Übernahme in das Teilnehmerverzeichnis erfolgte, ist eine Registrierung im USP unter „MeinPostkorb“ erforderlich. Dies trifft somit insbesondere in folgenden Fällen zu:
o kein FinanzOnline-Teilnehmer
o kein ERV-Teilnehmer
o keine Registrierung bei einem behördlichen zugelassenen Zustelldienst
Empfang der Dokumente
Elektronische Dokumente sind nach Erhalt einer Benachrichtigung
per Email zentral im Anzeigemodul “MeinPostkorb” unter<link www.usp.gv.at/> </link><link www.usp.gv.at>www.usp.gv.at</link>
entgegenzunehmen. Die gesetzlichen Fristen beginnen ebenfalls ab diesem Zeitpunkt zu laufen. Der USP-Postbevollmächtigte kann auch im Anzeigemodul „MeinPostkorb“ unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ die übermittelten Informationen überprüfen und bei Bedarf individuelle Anpassungen vornehmen (z.B. Abwesenheiten, Definition der gewünschten Dateiformate, Aktivierung der nachweislichen Zustellung unter Verwendung der Bürgerkarte/Handysignatur, etc)
Widerrufsrecht
Kleinunternehmen, die nicht zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung verpflichtet sind und auch nicht teilnehmen möchten, haben der Teilnahme an der elektronischen Zustellung durch die Abmeldung des Unternehmens vom Teilnehmerverzeichnis am USP zu widersprechen, sofern dort eine automatische Registrierung erfolgt ist. Andernfalls ist keine gesonderte Abmeldung notwendig.
Für weitere Informationen oder Fragen stehen Ihnen zur Verfügung:
· StB. Mag. (FH) Michael Kern, LL.M.
Tel.: 01/24721-304; e-Mail: <link michael.kern@steuer-service.at>michael.kern@steuer-service.at</link>
· StB. Christina Gazso, MSc (WU)
Tel.: 01/24721-458; E-Mail: <link christina.gazso@steuer-service.at>christina.gazso@steuer-service.at</link>